Sistema sob medida ou SaaS: quando cada um compensa
Um guia para donos de pequena empresa: quando um SaaS resolve, quando um sistema próprio compensa e como combinar os dois.
Recebo uma pergunta que parece técnica, mas é sobre negócio: "vale mais a pena assinar um SaaS ou construir um sistema do zero?"
SaaS é um sistema usado pela internet, pago por assinatura. A resposta, como em boa parte da engenharia de software, é "depende". Mas isso não ajuda sem critérios. Este é o jeito que uso para orientar clientes, com base em sistemas que construí dos dois tipos.
Regra 1: comece pelo SaaS até o processo apertar
Se você está começando e seu processo cabe em um SaaS, use o SaaS. Sério.
Você terá um sistema funcionando em horas, com atualizações automáticas, sem manter servidor nem contratar desenvolvedor. Paga uma assinatura mensal e descobre se seu processo realmente precisa de um sistema próprio antes de investir nessa construção.
Não precisa sair do SaaS porque ele tem imperfeições. Saia quando o custo de contornar uma limitação superar o custo de construir. Se você passa duas horas por dia exportando planilhas do SaaS e importando em outro sistema, a conta já virou.
Regra 2: faça sob medida quando a regra do negócio é sua vantagem
O SaaS atende bem a processos comuns. Mas não atende ao que diferencia seu negócio.
Construí uma plataforma SaaS multi-tenant para registro eletrônico de imóveis. Multi-tenant significa que vários clientes usam a plataforma, cada um com seus próprios dados. A regra de negócio era justamente a vantagem do cliente. No Brasil, o registro de imóveis envolve cartórios, bancos, compradores, vendedores e o Operador Nacional do Registro. Cada um tem exigências legais, prazos regulatórios e formatos de comunicação próprios. Nenhum SaaS genérico atende a tudo isso.
Se nenhuma opção do mercado atende à regra que gera receita para seu negócio, construir pode ser a única opção. Nesse caso, é um investimento, não um custo.
Regra 3: faça sob medida quando a integração é o produto
Se o valor do sistema está em conectar ferramentas que não foram feitas para conversar, um SaaS pode resolver a parte errada.
Construí um gateway de integração SOAP multi-tenant que conectava dezenas de clientes a um sistema nacional de registro. Cada cliente tinha credenciais e formatos de dados diferentes. O CRUD era uma parte pequena. CRUD são as ações básicas de criar, consultar, atualizar e apagar registros. O produto era a integração confiável, com um grupo de tokens, credenciais criptografadas e processos em segundo plano. Eles tratavam 13 tipos de mensagem ao mesmo tempo. Nenhum SaaS oferece isso como serviço, porque a parte difícil depende das regras daquele setor.
Regra 4: faça sob medida quando o custo por usuário supera o de um time pequeno
SaaS costuma cobrar por usuário. Com três pessoas, o preço pode caber no orçamento. Com 200, o custo por usuário cresce rápido.
Um sistema próprio com 200 usuários custa o mesmo que com 3. O custo vem do desenvolvimento e da infraestrutura, não de uma licença por pessoa. Compare o custo anual do SaaS multiplicado pelo número de usuários com o custo de construção mais a manutenção anual. Se a segunda conta for menor, construir se paga em meses.
O meio-termo que quase ninguém considera
Entre usar só um SaaS e construir tudo do zero, há outra opção: usar o SaaS como núcleo e criar integrações próprias nas bordas.
Mantenha o SaaS para o que ele faz bem, como CRM, e-mail marketing e contabilidade. Depois, construa a camada que conecta essas ferramentas entre si e às regras específicas do seu negócio. CRM é um sistema para organizar o relacionamento com clientes. Essa solução custa uma fração de um sistema completo, mas funciona como um conjunto integrado.
Esse modelo funcionou nas plataformas empresariais que construí. O financeiro trocava informações com o acadêmico, o acadêmico com o comercial e o comercial com o gateway de pagamento. Cada módulo usava a ferramenta adequada, e uma camada própria conectava tudo.
Onde isso falha
Um sistema próprio sem documentação vira dívida técnica com juros. Dívida técnica é o trabalho extra causado por decisões que tornam mudanças futuras mais difíceis. Se só uma pessoa sabe como tudo funciona, o sistema depende da disponibilidade dela. O custo de construção inclui documentar, sem exceção.
Um SaaS sem um SLA claro também traz risco. SLA é o acordo que define o nível de serviço, como a disponibilidade esperada. Se o serviço parar por oito horas em um dia útil, seu negócio para junto. Leia o SLA antes de assinar. Se não houver um, considere que o serviço pode desaparecer.
Se você está em dúvida entre SaaS e sistema próprio, me conte o contexto. Ajudo você a fazer as contas com os números do seu negócio, não com números de portfólio.